AUDITORIA GESTIÓN DE RECURSOS
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Auditoria N° 3 |
Fecha |
Agosto 2 de 2016 |
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PROCESO |
GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS |
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ADMINISTRATIVO |
Priorizar la inversión de los recursos financieros. |
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ELEMENTO DEL PROCESO |
PREGUNTA (REQUISITO, ACTIVIDAD, REGISTRO) |
OBSERVACIONES DEL AUDITOR |
CUMPLE |
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SI |
NO |
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OBJETIVO DEL PROCESO:Realizar Presupuesto, POAI y PAC. |
PLANEAR |
¿Con base en que normatividad se realiza la elaboración del presupuesto? ¿Cómo se priorizan las inversiones? |
La proyección del presupuesto se realiza con base en la normatividad compilada en el Decreto 1075 de 2015 y existen los acuerdos del Consejo Directivo que reglamentan los Fondos de Servicios Educativos –FSE. Las diferentes dependencias y áreas del plan de estudios entregan una lista de necesidades en el mes de octubre de cada año. |
X |
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DOCUMENTOS APLICABLES AL PROCESO |
¿Cuáles herramientas de planeación se utilizan en la ejecución del Presupuesto? |
Plan Operativo Anual de Inversiones –POAI Plan Anualizado de Caja – PAC. - Plan de Compras. |
X |
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EJECUCIÓN DE INGRESOS Y EGRESOS |
HACER |
¿Se lleva un control y seguimiento a los ingresos y egresos?
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Hay una plataforma (Sinap) que es controlada por la Secretaría de Educación de Antioquia, en la que vía Web se registran todos los ingresos y egresos (cuentas por pagar a proveedores). |
X |
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LIBROS CONTABLES E INFORMES TRIMESTRALES |
VERIFICAR |
¿Cómo se registran los ingresos y egresos (pagos a los proveedores). |
Se llevan libros A- Z donde se archivan los ingresos y egresos por trimestre. Plataforma Sinap. Formatos de cotizaciones, facturas, Disponibilidades presupuestales, orden de compra y de pago. |
X |
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ACCIONES DE MEJORA |
ACTUAR |
¿De qué manera se hace control y seguimiento a las inversiones?
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Trimestralmente se presenta informes a: -Contralora Estudiantil. - Secretaría de Educación y Tesorería Municipal. -Informes en carteleras y reuniones de padres de familia. |
X |
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PLAN DE AUDITORIAS
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AUDITORIA Nº |
3 |
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PROCESO AUDITADO |
ADMINISTRATIVO - FINANCIERO |
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AUDITADOS |
WILLIAN ALDEMAR MACHADO ANDRADE, RECTOR RIGOBERTO MORENO COPETE, TESORERO HELENAR RODRÍGUEZ, CONTADORA |
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AUDITOR LIDER |
LUIS CARLOS FARIAS MINOTA, DOCENTE |
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AUDITORES ACOMPAÑANTES |
ANA ISABEL PINTO GALEANO, CONTRALORA ESTUDIANTIL RODRIGO MANUEL GONZÁLEZ CANOLE, REPRESENTANTE ESTUDIANTES CONSEJO DIRECTIVO |
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OBJETIVO DE LA AUDITORIA |
Hacer Control y Seguimiento a la ejecución del Presupuesto Institucional |
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ALCANCE DE LA AUDITORIA |
Aplica a la gestión de recursos financieros. |
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DOCUMENTOS DE REFERENCIA |
Ø Actas del Consejo Directivo Ø Normatividad expedida por el MEN y SEDUCA Ø Acuerdos del Consejo Directivos de diferentes años donde se reglamenta el funcionamiento y ejecución de los Fondos de Servicios Educativos. Ø Informes trimestrales que se entregan a la comunidad y entidades. Ø Libros contables y de Tesorería. Ø Plataforma Sinap. Ø Contratos: contadora, Tiendas escolares, local papelería e Ideco. |
ITINERARIO DE LA AUDITORIA
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INTINERARIO |
FECHA |
HORA |
DURACIÓN |
LUGAR |
CARGO DEL FUNCIONARIO AUDITADO |
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DIA |
MES |
AÑO |
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Reunión de apertura |
2 de agosto/2016 |
4:00 pm. |
15 minutos |
Rectoría |
Rector, Tesorero y Contadora. |
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Auditoría |
2 de agosto/2016 |
4:00 pm |
2 horas |
Rectoría |
Rector, Tesorero y Contadora. |
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Reunión de cierre |
3 de agostos de 2016 |
9:00 am |
30 minutos |
Rectoría |
Rector, Tesorero y Contadora. |
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INFORME DE AUDITORÍA
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AUDITORÍA N°: 3 |
Administrativo - Financiero |
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PROCESO AUDITADO: |
Gestión de Recursos Financieros |
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AUDITOR LÍDER |
Luis Carlos Farias Minota |
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AUDITORES ACOMPAÑANTES |
Ana Isabel Pinto Galeano Y Rodrigo Manuel González Canole. |
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AUDITADOS |
Willian Aldemar Machado Andrade Rigoberto Moreno Copete Helenar Rodríguez |
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ASPECTOS RELEVANTES (FORTALEZAS) |
Se evidencia una adecuada planeación para la elaboración del presupuesto. |
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Los docentes y las diferentes dependencias pasan listado de necesidades las cuales son analizadas y priorizadas por el Consejo Directivo. |
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Se lleva el control y seguimiento a la ejecución de ingresos y egresos por medio de los libros contables y actas del Consejo Directivo. |
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El Rector rinde informes periódicos a la comunidad educativa sobre la ejecución del presupuesto. |
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OPORTUNIDADES DE MEJORA (DEBILIDADES)
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Secretaría de Educación de Antioquia se demora en contratar al tesorero lo que viene ocasionando demora en la ejecución del presupuesto. |
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En ocasiones los arrendatarios de la Tienda Escolar de Portugal y local de la fotocopiadora no cancela en forma oportuna, el rector debe aplicar lo establecido en el contrato. |
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Nº |
REQUISITO – NORMA - DOCUMENTO |
DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD |
RIESGO ASOCIADO |
ACCIÓN |
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1 |
Contratos de arrendamiento y recibos de Consignación. |
Al revisar la ejecución de ingresos y los recibos de consignación se observó que algunos arrendatarios no están cancelando oportunamente. |
No se cuenta con los recursos en los bancos en forma oportuna para pagar a los proveedores. |
Realizar las acciones necesarias para que los contratistas cumplen con lo pactado en el contrato. |
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HALLAZGOS |
ACCIÓN INMEDIATA |
CAUSAS |
ACCIONES CORRECTIVAS |
FECHA |
SEGUIMIENTO |
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Falta de pago oportuno de algunos contratistas. |
Seguimiento mensual en los libros de tesorería |
Falta de aplicación de contratos. |
Realizar los cobros a los contratistas morosos. |
Agosto. |
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