Proceso Admnistrativo
|
Nº |
ACTIVIDAD
|
|
RESPONSABLE |
DESCRIPCIÓN |
REGISTROS |
|
1
|
Reunión áreas académicas |
P |
Consejo Académico |
De acuerdo a las necesidades encontradas y proyectadas, cada área pasa (en formato asignado) las necesidades, sugerencias y organización de los diferentes proyectos a cargo.
|
Proyección de necesidades. |
|
2
|
Evaluación Institucional
|
P |
Rector |
Se planea la evaluación institucional en todas y cada una de las áreas de gestión y elabora el plan de mejoramiento desde el equipo de calidad. |
Formatos evaluación institucional. Plan de mejoramiento
|
|
3 |
Plan de compras
|
H |
Rector Consejo directivo |
De acuerdo a las solicitudes se piden cotizaciones y se elabora el plan de compras de insumos de acuerdo a las cotizaciones llegadas. |
Plan de compras. |
|
4 |
Revisar necesidades |
V
|
Consejo directivo Rector |
Ajustar el plan de compras de acuerdo a lo urgente, prioritario e indispensable.
|
Plan de mejoramiento |
|
5 |
Proponer acciones de mejora |
A
|
Rector Comité de calidad |
De acuerdo con la verificación proponer acciones preventivas, correctivas y de mejoramiento |
Formato acciones preventivas, correctivas y de mejoramiento |
|
Nº |
ACTIVIDAD
|
|
RESPONSABLE |
DESCRIPCIÓN |
REGISTROS |
|
1
|
Organizar las herramientas de planeación |
P |
Rector Contadora Tesorera |
Organizar PAC, POAI, y presupuesto de ingresos y egresos. |
Acta y acuerdo del consejo directivo (Presupuesto anual) |
|
2 |
Distribuir la ejecución del presupuesto |
P |
Rector Contadora Tesorera Consejo directivo |
Organizar y distribuir la ejecución del presupuesto en forma mensual de acuerdo a los ingresos por recursos propios y SGP |
Acta consejo directivo Plan de acción presupuesto |
|
3 |
Recoger necesidades de las áreas, proyectos y dependencias |
H |
Rector Representante de área y proyectos Consejo directivo |
En registro institucional, cada área, proyectos y dependencias se reúnen, se proyectan y organizan el plan de necesidades priorizando |
Formato de necesidades
|
|
5 |
PMI |
H |
Rector Coordinadores Comité de calidad |
Por equipos de gestión y con base en los resultados de la autoevaluación se revisa y se ajusta el PMI |
Actas de jornadas pedagógicas Actas consejo directivo Formato de PMI |
|
4
|
Autoevaluaciòn institucional |
V |
Rector Coordinadores Comité de calidad |
Por equipos de gestión se hace la autoevaluación institucional anual, según guía 34 del ministerio de educación nacional. |
Acta de jornada pedagógica de docentes y el formato de la autoevaluación. |
|
5 |
Ejecución del presupuesto |
A |
Rector Consejo directivo Tesorera |
Según el plan de acción el POAI y EL PAC, y el reglamento de tesorería y contratación se organiza la ejecución del presupuesto. |
POAI PAC Reglamento de contratación Presupuesto Cotizaciones |
|
Nº |
ACTIVIDAD
|
|
RESPONSABLE |
DESCRIPCIÓN |
REGISTROS |
|
1
|
Elaborar un cronograma |
P |
Rector y Consejo Académico |
Organizar fechas de exaltación a los dos mejores por grupo académico, en asambleas de padres de familia |
Cronograma |
|
2 |
Distribuir docentes
|
P |
Rector Consejo académico |
De acuerdo a sus perfiles y los diferentes proyectos obligatorios de ley, distribuir a los docentes responsables de los mismos.
|
Circular de asignación de proyectos |
|
3 |
Momento de exaltación
|
H |
Rector |
En las asambleas de padres (4) se exaltaran a los dos mejores estudiantes por grupo. Así también en actos cívicos y públicos a los estudiantes destacados durante la semana.
|
Acta de asambleas de padres de familias y actos cívicos. |
|
4
|
Evaluar desempeño
|
V |
Comité de calidad |
Analizar el desempeño e impacto de los diferentes proyectos y comité en la institución y en la comunidad educativa para ser exaltados en la reunión general de fin de año.
|
Acta de comité de calidad |
|
5 |
Establecer acciones |
A |
Rector Comité de calidad
|
Hacer seguimiento a los proyectos y su efectividad, eficiencia e impacto en la institución y en la comunidad educativa. |
Formato acciones preventivas, correctivas y de mejoramiento |
|
Nº |
ACTIVIDAD
|
|
RESPONSABLE |
DESCRIPCIÓN |
REGISTROS |
|
1
|
Elaborar un cronograma |
P |
Rector y Consejo Académico |
Definir fechas con base en el calendario escolar, estableciendo actividades, y encuentros del Consejo académico ajustándolo a la normatividad. |
Cronograma |
|
2 |
Conformar Comisiones de evaluación y promoción por grados
|
P |
Rector Consejo académico |
De acuerdo con la ley las comisiones de evaluación y promoción estarán conformadas por:
|
Acta de conformación de las comisiones |
|
3 |
Definir funciones y reglamentación
|
P |
Consejo académico |
Revisar el sistema institucional de evaluación SIE y ajustar sus funciones y reglamentación en cuanto a frecuencia de reuniones y promoción. Presentar a consejo directivo para aprobar la reglamentación.
Apropiar la reglamentación.
|
SIE INSTITUCIONAL |
|
4
|
Evaluar desempeño
|
H |
Comisiones de evaluación y promoción |
Analizar el desempeño de los estudiantes por grados. Realizar observaciones y sugerencias de mejoramiento a las áreas deficitadas.
|
Acta de comisiones de evaluación y promoción |
|
5 |
Elaborar estadísticas
|
H |
Coordinadores |
Recopilar toda la información de las actas de comisiones: desertores, aprobados, perdidas, llegadas y traslados.
Elaborar estadísticas.
|
Estadísticas |
|
6 |
Verificar procesos
|
V |
Coordinador académico |
Reunir a los estudiantes que poseen mayor pérdida de áreas junto con su acudiente, establecer compromisos y trabajos de refuerzo y superación de dificultades.
|
Actas de compromisos
|
|
7 |
Establecer acciones |
A |
Coordinador académico
|
Hacer seguimiento a los contratos y los procesos de refuerzo y superación. |
Formato acciones preventivas, correctivas y de mejoramiento |
|
No |
ACTIVIDAD
|
|
RESPONSABLE |
DESCRIPCIÓN |
REGISTROS |
|
1
|
Proyectar cupos disponibles |
P |
Rector Consejo directivo |
De acuerdo con el número de aulas y el personal disponible se proyecta la cantidad de estudiantes que se pueden matricular.
Proyectar la promoción de los estudiantes que están actualmente matriculados y que serán promovidos que se les debe garantizar el cupo.
|
Actas del consejo directivo y comité municipal de asignación de cupos |
|
2
|
Realizar y divulgar cronograma y requisitos de matriculas
|
P |
Rector Secretarias |
Realizar un cronograma con las fechas para matriculas de nuevos (inicio del año siguiente) y antiguos (finalizar el año) y para divulgación de requisitos. Asignar fechas y horas para matricula de antiguos para los diferentes grados.
Para estudiantes nuevos se divulgan las fechas y requisitos de matrícula a través de medios como canales locales, aviso en el ingreso, redes sociales, página web, volantes informativos, entre otros.
Los requisitos son entregados en un plegable especificando entre otros: registro civil, fotocopia de las cedulas de los padres, tarjeta de identidad, certificado del grado anterior, fotocopia de vacunas, SISBEN, EPS, 2 fotos tipo documento, formulario de inscripciones.
Para estudiantes antiguos se renueva la matricula en en el mes de octubre teniendo como requisito el boletín del periodo 3. Solo se matriculan aquellos estudiantes que al tercer periodo llevan hasta dos áreas perdidas.
En la asamblea de padres de familia de la entrega de boletines fase Nº 3 se le entrega el cronograma de matrículas. |
Cronograma Acta de reunión de padres de familia
volante, carteleras
|
|
|
Solicitar el cupo
|
H |
Padres de familia / acudiente |
Los padres de familia llegan a la institución a solicitar el formato para cupos nuevos, el cual es evaluado, luego de entregarlo por el rector y el psicorientador, si lo amerita. |
Formato de solicitud de cupo |
|
3 |
Realizar o renovar matricula |
H
|
Secretaria Académica |
Para estudiantes antiguos los padres y estudiantes asisten a la institución de acuerdo con la fecha, grado y hora asignada, llevando sus documentos (boletín de notas) y requisitos pendientes. De ser necesario de actualizan los datos como acudiente, dirección, teléfono, cambio de documento. Firmar libro de matrícula como constancia de la renovación.
Para estudiantes nuevos los padres o acudientes se dirigen a la institución con la documentación que es revisada y si no está completa se señala una nueva fecha para la matricula, se firma el libro de matrícula.
Tanto estudiantes nuevos como antiguos deben firmar el documento de conocimiento y cumplimiento del manual, acuerdo de convivencia o por el contrario realizar el contrato pedagógico relacionado con académico o disciplinario.
|
Libro de matricula
Formato acuerdos de convivencia
Contrato Pedagógico |
|
4 |
Ingresar matricula al SIMAT |
H
|
Secretaria Académica |
Para los antiguos se actualizan datos en el SIMAT y para los nuevos se ingresan al sistema y se les crea el código.
Archivar la carpeta azul.
|
SIMAT
Archivo de matricula |
|
5
|
Confrontar listas |
V |
Coordinador Directores de grupo |
Imprimir los reportes de matrícula del SIMAT y visitar los grupos para confrontar que los matriculados son los asistentes.
Revisar si los cupos disponibles fueron asignados y publicar que hay matriculas.
Realizar ajustes a nombres, grupos entre otros.
|
Reportes del SIMAT COANET |
|
6 |
Proponer acciones de mejora |
A
|
Rector Secretaria académico |
De acuerdo con la verificación de los grupos en cuanto a cantidad, se proponen acciones preventivas, correctivas y de mejoramiento para equilibrar. |
Fichas seguimiento y auxiliar escolar del estudiante Informe psi orientador y Coordinadores
|